Dans le monde médical actuel, l'efficacité opérationnelle est cruciale pour offrir des soins de qualité et répondre aux besoins des patients. Le Collège Royal des Gynécologues Obstétriciens de Langue Française de Belgique (CRGOLFB) nous a contacté avec le constat que leurs sites et processus étaient datés et devenaient obsolètes. L'intégration d'Odoo a permis au CRGOLFB d'économiser jusqu'à 30 heures de travail administratif par an, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur ses missions essentielles.
Les défis
Avant cette transformation digitale, le CRGOLFB faisait face à plusieurs défis administratifs, notamment la gestion complexe des inscriptions aux formations et événements, le suivi fastidieux des cotisations des membres, et la gestion manuelle des rapports et des données. De plus, le CRGOLFB souhaitait professionnaliser son image et moderniser ses processus pour mieux répondre aux attentes de ses membres.
Pour relever ces défis, nous avons procédé à une profonde analyse des besoins et des processus pour comprendre leur fonctionnement et déterminer comment implémenter Odoo au mieux. Ce projet s'est déroulé en deux phases distinctes :
- Phase 1 : Gestion simple des événements
- Objectif : Rendre le processus fonctionnel rapidement en gardant le site actuel opérationnel.
- Actions : Nous avons commencé par automatiser les inscriptions et simplifier la gestion des événements. Cela a permis au CRGOLFB de rendre le processus plus efficace sans interrompre leurs activités courantes. Un des bénéfices clés a été la suppression de l'impression manuelle des badges et leur remise à l'entrée des congrès, ce qui a considérablement réduit les files d'attente et amélioré l'expérience des participants.
- Phase 2 : réflexion et refonte complète
- Objectif : Réfléchir à une refonte complète du site internet tout en intégrant la gestion des cotisations.
- Actions : Après avoir stabilisé les processus de gestion des événements, nous avons entrepris une refonte complète du site web du CRGOLFB. Cette phase a permis de centraliser la gestion des cotisations, d'améliorer l'interface utilisateur et de garantir une meilleure organisation des données.
Les bénéfices
Grâce à cette optimisation en deux phases, le CRGOLFB a réalisé des avancées significatives :
- Professionnalisation de l'image : la transformation digitale a permis au CRGOLFB de moderniser son image et de se présenter comme une organisation à la pointe de la technologie, renforçant ainsi sa crédibilité et son attractivité auprès de ses membres.
- Gain de temps précieux : l'automatisation des processus a permis au CRGOLFB d'économiser jusqu'à 30 heures de travail administratif par an, permettant ainsi à l'équipe de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
- Efficacité lors des événements : la suppression de l'impression manuelle des badges et la simplification de la remise de ces badges à l'entrée des congrès ont permis de gagner du temps et d'améliorer l'organisation des événements.
- Gestion administrative simplifiée : les processus simplifiés ont amélioré l'efficacité opérationnelle du CRGOLFB, réduisant les erreurs et les retards.
- Centralisation des flux de données : la centralisation des données dans Odoo a permis une meilleure organisation et une plus grande cohérence des informations, facilitant ainsi la prise de décision et la transmission des informations.
Conclusion
La transformation digitale du CRGOLFB avec Odoo témoigne de l'impact positif qu'une optimisation des processus peut avoir sur une organisation, quelle qu'elle soit. En gagnant du temps, en simplifiant la gestion administrative, en centralisant les flux de données, et en professionnalisant son image, le CRGOLFB est mieux équipé pour servir ses membres et poursuivre sa mission avec excellence. Cette démarche progressive et réfléchie a été essentielle pour garantir une transition fluide et efficace vers un système plus moderne et performant.
